O agendamento de pacientes parece ser um processo simples. Porém, em momentos de crise como a criada pelo Covid-19 mudaram radicalmente vários setores e fizeram os gestores de clínicas médicas a buscarem alternativas em como aumentar o retorno dos pacientes.
Importante lembrar que o agendamento de pacientes é uma das tarefas mais comuns realizadas pelos consultórios — e também pode ter um grande impacto no seu sucesso. Como as clínicas em geral dependem quase que exclusivamente do atendimento a pacientes, garantir que sejam agendados de maneira eficaz e eficiente é fundamental para manter e maximizar a receita da sua clínica.
Mas o que você faz para reduzir ao mínimo as consultas perdidas e garantir que seus pacientes sejam atendidos pelo médico o mais próximo possível do horário agendado? E quando há um cancelamento, qual sua atitude para não agravar ainda mais a situação financeira? Em nosso artigo, tratamos esses e outros assuntos. Confira!
Priorize o agendamento dos pacientes
Sempre haverá pacientes que estão alguns minutos atrasados, pacientes que requerem atenção de emergência imediata ou outros eventos inesperados que atrasam a programação do dia inteiro. Quer aconteça logo no início do dia ou no meio da tarde, é inconveniente e frustrante tanto para o paciente quanto para a equipe clínica.
O agendamento do paciente em si pode parecer um processo simples, mas o agendamento eficiente é muito significativo e impactante para o atendimento aos pacientes. E sua capacidade de manter o tempo de espera mínimo garante que a satisfação do cliente permaneça alta e a lucratividade da prática médica seja consistente.
Embora você possa não ser capaz de controlar a pontualidade de um paciente para a consulta, há coisas que você pode fazer para garantir que a programação permaneça fluida. Ou também pode recuperar o tempo perdido para colocar a programação de volta sempre que possível. Ser capaz de dominar isso irá reduzir o estresse da clínica ao mínimo e garantir que seus tempos de espera sejam razoáveis.
Implemente sistemas tecnológicos de agendamento
Você sabia que uma ligação telefônica média para agendar um compromisso leva em média oito minutos? Multiplique isso pelo número de compromissos agendados a cada dia e perceba quantas horas pode gastar horas agendando compromissos todos os dias.
Algumas clínicas direcionam todas as chamadas de agendamento de compromisso para uma pessoa designada, que pode ser um funcionário que nem sempre tem a melhor expertise para esse tipo de atividade. Ou se você for uma clínica menor, pode ter apenas um membro da equipe que lida com praticamente todas as tarefas de gerenciamento de agenda, financeiro, e recepção.
Com os novos avanços da tecnologia, esta é agora uma área em que você pode cortar gastos desnecessários com um programador de compromissos e recuperar uma quantidade significativa de tempo que poderia ser gasto em tarefas muito mais significativas.
Estudos mostram que a maioria dos pacientes prefere agendar suas consultas online. Melhor ainda, 26% das consultas agendadas online são para o mesmo dia ou no dia seguinte, preenchendo as vagas em sua agenda. As clínicas agora têm a capacidade de oferecer agendamento de pacientes em tempo real a qualquer hora e de qualquer lugar com acesso à Internet. O agendamento online é uma novidade na área de saúde e oferece maior conveniência para a clínica médica.
Agilize o atendimento ao paciente
O tempo de atendimento dos pacientes variam em grau de exigência de tempo e nível de atendimento necessário. Considere esses fatores ao decidir onde e quando aumentar o retorno dos pacientes na sua clínica, ou se você precisa mesmo incluí-los na agenda.
Muitos problemas do paciente podem ser resolvidos com um breve telefonema. Faça com que o membro da equipe que atende as chamadas recebidas use seu melhor julgamento para avaliar cada ligação para determinar se deve agendar o paciente ou fazer com que sua equipe resolva o problema por meio de uma consulta por telefone.
Essa abordagem garante que os pacientes que precisam do mais alto nível de atendimento tenham melhor acesso a consultas no mesmo dia, se necessário, e a lucratividade da clínica seja maximizada pelo tratamento de pacientes com problemas médicos mais complicados ou significativos.
Confirme a agenda com lembretes
A utilização de um sistema de software de lembrete de compromisso irá melhorar o número de chegadas no horário e compromissos mantidos. Para isso, use novamente a tecnologia a seu favor, com o envio automatizado de lembretes, seja por e-mail, SMS ou mesmo WhastApp. Isso garante que o paciente estará no dia e horário marcado na clínica e evitará furos na agenda.
Crie uma lista de espera de pacientes
Os cancelamentos de última hora podem ser frustrantes. Entretanto, com uma lista de espera de paciente, você está armado e pronto quando esse infeliz evento ocorrer. Tente usar uma plataforma de agendamento de pacientes que inclua a capacidade de manter uma lista acessível e pronta para ser notificado.
Quando receber o temido cancelamento de consulta, acesse rapidamente sua lista digital de espera de pacientes armazenada e entre em contato com o paciente que estiver em uma fila de espera, ou agendado para semanas mais tarde. Isso permitirá aumentar o retorno dos pacientes na sua clínica, e evitará que você tenha furos na agenda.
Aplique na sua clínica médica
Como você acompanhou no artigo, a melhor forma de aumentar o retorno dos pacientes na sua clínica é melhorando a organização do seu serviço. Evitar furos na agenda, garantir que o paciente seja atendido na hora marcada e dar sempre atenção aos seus pedidos é essencial para sua fidelização e garantirá que, sempre que precisar, ele irá procurar sua clínica.
Se gostou de nosso artigo sobre como aumentar o retorno dos pacientes, confira também o material que preparamos sobre contabilidade consultiva para clínicas médicas. Ela permite que você otimize seus recursos e possa tomar sempre as melhores decisões para o crescimento do seu negócio. Boa leitura!
