A gestão do tempo nas empresas é uma das melhores formas de seguir a velha máxima de fazer mais, com menos. A partir do momento que você organiza e distribui as atividades entre os colaboradores, os resultados passam a ser ainda melhores.
Nos dias atuais, onde o tempo parece que voa, se não houver um controle bastante eficiente das atividades, pode ser comum chegar ao final do dia com a sensação de que nada foi feito. Por isso, cabe ao gestor da empresa organizar isso para seus funcionários e também para si, para que a produtividade seja de fato alcançada.
Para você entender melhor como melhorar a gestão de tempo no seu negócio, preparamos esse artigo com seis dicas que podem ser aplicadas hoje mesmo. Confira!
1. Identifique os ladrões de tempo
A primeira medida a ser tomada para quem deseja melhorar a gestão de tempo no seu negócio é descobrir onde estão os chamados ladrões de tempo. E neste quesito, as redes sociais lideram com folga: tuitar, atualizar o status do Facebook e checar o LinkedIn durante o horário de trabalho reduz a produtividade.
Para melhorar a gestão de tempo na sua empresa, o segredo não é cortar totalmente o acesso às redes sociais, mas determinar que os colaboradores possam usar elas apenas em determinado período. Porém, caso verifique que as determinações não estejam seguidas, aí sim medidas mais drásticas podem ser adotadas.
O mesmo vale para o celular. Assim como as redes sociais, as notificações que insistem em fazer os aparelhos vibrarem são terríveis quando o assunto é gestão de tempo. A cada nova notificação, a atenção é perdida e isso acaba comprometendo seriamente o desempenho profissional. Oriente seus colaboradores a desligarem as notificações dos celulares, e também se necessário, impeça o uso do aparelho pessoal no ambiente de trabalho.
2. Divida as tarefas
É normal que cada colaborador da sua empresa tenha suas responsabilidades específicas. Porém, é papel do líder verificar se não está ocorrendo sobrecarga sobre determinado funcionário, enquanto outro passa mais tempo ocioso. De forma geral, ambos casos geram problemas com a produtividade.
Por isso, enquanto gestor, analise quais tarefas podem ser divididas, para que cada um possa se dedicar da melhor forma possível em cada atividade realizada. Aprender a delegar tarefas que lhe consomem muito tempo — e que acabam impedindo que você dedique maior atenção à gestão da empresa — também é recomendado.
3. Faça listas de atividades
Uma excelente forma de melhorar a gestão de tempo no seu negócio é criando listas de trabalhos e metas que precisam de atenção imediata. Isso permite que tarefas não tão importantes e que poderia consumir um tempo desnecessário naquele momento prejudiquem o bom andamento na sua empresa.
Ao relacionar quais atividades requerem maior atenção, prazos são mais rapidamente cumpridos, já que o mais importante é feito primeiro. Isso sem contar que algumas das tarefas têm que ser terminadas naquele mesmo dia, enquanto outras podem esperar um pouco mais. Em suma: priorize suas tarefas e foque naquelas que são mais importantes.
4. Evite a procrastinação
A arte de deixar para depois aquilo que poderia ser feito agora tem um nome: procrastinação. Esse é um dos maiores vilões na gestão de tempo em qualquer lugar — seja em nossa vida pessoal ou na empresa — e evitar ela é uma excelente forma de melhorarmos nossa produtividade.
Por isso, jamais deixe para depois qualquer atividade que requeira atenção imediata. Uma dica é pensar sempre no porquê aquela determinada tarefa é importante e qual será seu resultado em curto, médio e longo prazo. Com tal informação, a priorize e, se necessário, peça ajuda sempre que achar necessário ou divida a tarefa em atividades menores, delegando-as.
5. Use ferramentas de gerenciamento
Dependendo do tamanho da sua empresa, fica impossível acompanhar o que cada um dos seus funcionários está fazendo, tornando impossível fazer uma gestão de tempo eficiente. Há inúmeras ferramentas tecnológicas que podem ser usadas e que, em grande parte, são gratuitas.
Usá-las permite se criar um fluxo de trabalho mais eficiente e evita que gargalos possam existir ao longo do processo.
6. Terceirize o que for possível
Uma forma bastante eficaz de melhorar a gestão de tempo na sua empresa é terceirizando àqueles serviços que consomem muita dedicação e atenção. Um exemplo bastante clássico são os serviços contábeis, que ainda é bastante comum que o próprio empresário ou então alguém de sua confiança acabe realizando, porém sem o mesmo profissionalismo que um escritório de contabilidade ofereceria.
Com uma contabilidade digital, essa tarefa pode ser ainda mais prática e rápida, permitindo que o gestor possa acompanhar em tempo real todas as informações fiscais, tributárias e financeiras da empresa, ao mesmo passo que tem mais tempo para se dedicar à gestão e busca por novos clientes.
Aplique na sua empresa
Como você acompanhou ao longo do nosso artigo, a gestão estratégica de tempo pode ser um excelente diferencial competitivo da sua empresa, permitindo que muito mais possa ser feito com a mesma energia gasta hoje.
Além disso, terceirizar serviços contábeis também permitem uma análise profissional da gestão financeira e tributária da sua empresa. O uso da contabilidade consultiva ainda garante uma melhor tomada de decisões, baseada sempre em dados concretos da realidade do seu negócio.
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