Você como empreendedor já deve ter ouvido falar na nota fiscal avulsa, mas certamente tem muitas dúvidas em relação a esse documento fiscal, que pode ser usado pontualmente por algumas empresas.
Ela geralmente é usada por microempreendedores individuais (MEIs) ou empresas que não necessitam emitir nota fiscal, mas que por exigência pontual, precisam fornecer o documento. A Nota Fiscal Avulsa é uma solução nestes casos, mas ela tem vantagens e desvantagens quando sua emissão precisa ocorrer com maior frequência.
Para que você conheça sobre essa alternativa na hora de emitir nota, e quer compreender se ela é indicada para o seu negócio, confira este artigo que preparamos para você. Boa leitura!
O que é a Nota Fiscal Avulsa?
A Nota Fiscal Avulsa é o documento fiscal que é emitido individualmente, por meio da Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz). Ela pode ser em formato eletrônico — conhecida como NFA-e — ou em papel, e tem campos semelhantes aos modelos 1, 1-A e o 55.
A Nota Fiscal Avulsa é usada principalmente por microempreendedores individuais (MEIs) que não precisam tirar nota frequentemente e, quando necessário, recorrem ao documento fiscal.
Por exemplo, quando um MEI presta um serviço para pessoa física, não há necessidade de emitir a nota fiscal, porém quando o trabalho ou venda é feito para uma pessoa jurídica, passa a existir tal necessidade. Quando isso não é recorrente,o MEI pode optar pela Nota Fiscal Avulsa, que tem a mesma validade jurídica do documento tradicional.
Quando é emitida Nota Fiscal Avulsa?
Também conhecida como Nota Fiscal do MEI, esse documento fiscal acaba sendo usado principalmente para os empreendedores enquadrados neste regime tributário. Porém, empresas cujo ramo de atividade não é obrigada a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) pode recorrer ao documento quando houver necessidade de emissão da nota.
Isso pode ser necessário no caso da prestação de serviço ou venda de algum produto a outra empresa, que necessita do documento para justificar a entrada de mercadoria. Vale lembrar que esse tipo de nota não é uma opção vantajosa para quem faz vendas recorrentes, já que cada vez é necessário fazer a solicitação junto à SEFAZ, com autorizações individuais. Logo, torna-se um trabalho repetitivo e que toma tempo considerável do empreendedor.
A Nota Fiscal Avulsa ainda pode ser usada por profissionais autônomos, que não possuem CNPJ. Neste caso, se seus clientes condicionarem o fechamento de um negócio à emissão da nota fiscal, o uso deste documento fiscal pode ser uma solução. Porém, para autônomos sem CNPJ, a nota fiscal avulsa deve ser emitida pela Prefeitura.
Como registrar a Nota Fiscal Avulsa?
Para quem recebe uma nota fiscal avulsa e que entregam Sped, há sempre dúvidas de como fazer o registro no sistema. Como é uma exceção, ela deve ser registrada como Exceção 7: Escrituração de documentos emitidos por terceiros.
Além disso, o código de situação é o “08 – Documento Fiscal emitido com base em Regime Especial ou Norma Específica”. Neste caso, o sistema ainda exibirá uma mensagem de advertência. Em caso de dúvidas, procure sempre seu contador.
Vantagens e desvantagens
O uso da Nota Fiscal Avulsa possui vantagens e desvantagens, que deve sempre ser considerada pelo empreendedor. No caso das vantagens, ela permite que os microempreendedores possam negociar com todo tipo de empresa, já que poderão fazer operações regulares. É importante destacar que muitos procuram apenas por fornecedores que emitam nota fiscal e, com a possibilidade da NFA-e, você poderá prestar o serviço.
O uso do documento fiscal avulso ainda garante mais segurança às operações, que pode ser armazenada eletronicamente no caso da NFA-e, e que já vem sendo usado e aprovado há mais de uma década pelos contribuintes.
No caso das desvantagens, está a falta de padrão entre os estados. Para emitir a Nota Fiscal Avulsa no Rio de Janeiro, é necessário acessar o site da Secretaria de Estado da Fazenda, e depende de certificado digital no caso de produtor rural pessoa física, contribuinte paralisado pessoa jurídica, contribuinte paralisado pessoa física, pessoa jurídica não contribuinte do ICMS. Já para quem atua como MEI ou Pessoa Física não contribuinte do ICMS é necessário senha de acesso ao sistema, que deve ser solicitada no próprio portal.
É necessário destacar ainda a falta de praticidade para emissão do documento, já que ele deve ser solicitado individualmente e restringe ao máximo de 10 itens, ou seja, se você vender mais de 10 itens, terá que fazer mais de uma nota fiscal avulsa.
Emitir Nota Fiscal Avulsa no Rio de Janeiro
Para a emissão da nota fiscal avulsa no Rio de Janeiro, como já mencionamos, é necessário acessar o portal da Secretaria de Estado da Fazenda, fazer o cadastro e, dependendo da situação, ter um certificado eletrônico para validação da assinatura digital do documento.
Além disso, o uso da nota fiscal avulsa é uma possibilidade que pode ser usada esporadicamente. Se você perceber que precisará tirar notas com certa frequência, indicamos que converse com seu contador de confiança para conhecer outros modelos de notas que sua empresa pode adotar.
Isso pode facilitar o dia a dia da sua empresa e evita que você perca tanto tempo com a burocracia da nota fiscal avulsa. Com a ContabilizaRio você pode tirar todas as suas dúvidas em relação às notas fiscais. Conheça ainda nossas outras soluções para o seu negócio!
