Você quer saber como otimizar o tempo da sua equipe, mas não sabe nem por onde começar? Esse dilema é bastante comum à gestores, que veem que seus colaboradores podem render mais, mas que não possuem a noção exata do que pode ser feito.

Ter equipes que não se entregam ao máximo é um grande problema em toda empresa. Como sua produtividade fica abaixo do esperado, o custo aumenta e a lucratividade diminui. Em alguns casos, é necessário realizar demissões e admissões, mas isso representa custo extra com treinamento e toda a burocracia e valores envolvidos no processo.

Uma saída é conhecer melhor seu time e ver pontos que podem ser melhorados. Se quer saber como otimizar o tempo da sua equipe, confira essas 10 dicas que preparamos para você!

1. Estabeleça prioridades

Saber onde se quer chegar é essencial para todo ser humano, por isso o primeiro passo para otimizar o tempo de sua equipe é estabelecendo metas e prioridades. E lembre-se sempre de estabelecer objetivos que possam ser alcançados — metas muito ousadas podem desestimular sua equipe e causar um efeito contrário daquilo que você espera.

Além de deixar claro quais são as prioridades de sua equipe, é importante também acompanhar o avanço de cada etapa, corrigindo qualquer rota sempre que for necessário.

2. Tenha uma comunicação clara

A comunicação com sua equipe é muito importante para a criação de uma relação de confiança entre funcionários e empresa. Ela precisa ser clara e frequente, e é necessário manter sempre seus colaboradores informados sobre os passos que a empresa dá, para que ele sinta-se valorizado no ambiente de trabalho.

Desta forma, invista em sistemas eficientes de comunicação, que forneçam informações sobre os objetivos e passos que a empresa dá. Essa comunicação pode ser em reuniões, jornais internos, newsletter, e-mails, ou murais de aviso. Tudo vai depender do tamanho da sua equipe!

3. Otimize processos

Uma das formas de como otimizar o tempo da sua equipe é otimizando processos. Verifique quais tarefas exigem maior tempo para sua realização e estude formas de torná-la mais rápidas e dinâmicas. Neste ponto, programas de melhoria interna são uma excelente solução, ao pedir ajuda dos colaboradores — e que estão no dia-a-dia da empresa — sobre formas de melhorar sua performance.

Na grande maioria das vezes, mudanças simples causam grandes impactos em termos de aumento da produtividade e podem maximizar também os lucros da empresa.

4. Forneça as ferramentas

Se você quer mais produtividade da sua equipe, é necessário que eles possam desempenhar suas funções com as melhores ferramentas. Desta forma, forneça sempre as condições necessárias aos seus colaboradores para que o rendimento deles seja sempre o melhor.

5. Elimine distrações

Um dos maiores responsáveis pela demora na entrega de trabalhos são as distrações. Redes sociais, assuntos pessoais, excesso de reuniões, muito tempo ao telefone, conversas paralelas e excesso de barulho no ambiente de trabalho são os principais vilões para quem deseja saber como otimizar o tempo de sua equipe.

Por isso, avalie aspectos como acesso à internet, melhore o ambiente de trabalho, promova reuniões onde o assunto seja discutido de forma direta, entre outros pontos. Eles poderão contribuir e muito para a otimização do tempo na sua empresa.

6. Recompense sua equipe

Reconhecer e recompensar individualmente e coletivamente sua equipe é fator determinante para motivá-los ainda mais em busca de resultados. Para isso, crie um sistema de recompensa que premie seus colaboradores quando atingirem suas metas. 

7. Valorize as habilidades individuais

Um bom líder sabe reconhecer e valorizar as habilidades individuais de sua equipe. Colocar a pessoa certa, no lugar certo, pode trazer enormes benefícios para sua empresa e garante que o tempo será otimizado em busca dos melhores resultados.

Desta forma, analise sempre individualmente e coletivamente cada colaborador e saiba identificar suas potencialidades. Verificar quais são suas dificuldades também é muito importante: desta forma você pode deslocá-lo para outra atividade onde ele apresenta melhor resultado.

8. Evite retrabalhos

Deixe sempre claro o que você espera da sua equipe e explique o que cada um deverá fazer. Isso garante que todas as tarefas serão bem executadas e evita-se o retrabalho — um dos maiores responsáveis pela perda de tempo nas empresas.

9. Faça avaliações semanais

Ter um feedback do que acontece em sua empresa é essencial para saber exatamente o que pode ser melhorado e como otimizar o tempo da sua equipe. Por isso, reúna sua equipe semanalmente, quando será avaliado o que foi feito, e quais serão as metas para a semana seguinte. Mas lembre-se de realizar reuniões dinâmicas, como citamos no item 5.

10. Tenha a tecnologia ao seu lado

Em meio à transformação digital que vivemos, há inúmeras ferramentas tecnológicas que podem ser agregadas à sua empresa. Isso otimiza o tempo e permite que a produtividade da sua equipe possa ser melhorada. 

Invista em softwares, aplicativos, armazenamento em nuvem e processos digitais. Elas garantem maior agilidade na execução de tarefas, maior acessibilidade aos dados por parte do gestor, e otimizam o tempo da sua equipe.

Aplique em sua empresa

Como você viu ao longo de nosso artigo, saber como otimizar o tempo da sua equipe é essencial para quem quer mais produtividade. Isso acelera o processo de crescimento da sua empresa e a fortalece no mercado.

Na área da contabilidade, os processos também podem ser otimizados por meio da contabilidade digital. Esse sistema inovador permite que dados, planilhas e relatórios do seu negócio possam ser consultados em tempo real, facilitando o acesso às informações e otimizando seu tempo para a tomada de decisões.

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