O agendamento de pacientes pode parecer um processo simples. Mas muitas vezes é necessária experiência para garantir que os clientes do consultório odontológico sejam agendados com eficiência.
O agendamento eficaz tem um impacto significativo no dia do dentista, no atendimento ao paciente e na operação do consultório.
Os eventos diários dentro da área da saúde podem ser imprevisíveis e é importante entender que as coisas estão fora de seu controle. Ainda assim, há coisas que você e sua equipe podem fazer para garantir que o dia corra bem.
Para saber como otimizar o agendamento de pacientes no consultório odontológico, melhorando a experiência dos clientes e com isso aumentar seu faturamento, preparamos o artigo abaixo com algumas dicas para você seguir!
Como gerir com sucesso a agenda da sua clínica odontológica?
Damos-lhe as chaves para ter uma agenda corretamente configurada, para evitar atrasos e estresse e para torná-la um dos pilares para apoiar o sucesso da gestão da sua clínica. Para isso, você deve:
1. Estimar uma duração de cada um serviços
É necessário preparar previamente uma lista dos tratamentos mais comuns e estabelecer a duração prevista de cada um deles.
Lembre-se de dar tempo para imprevistos e possíveis atrasos. Assim, por exemplo, se for estabelecido que a duração de uma primeira consulta é de 40 minutos, pode ser necessário prever não só o tempo destinado ao desenvolvimento da prática clínica, mas também o tempo que será dedicado a conversar com o paciente, aconselhar, preparar a cadeira e materiais odontológicos, sua história clínica ou apresentar o tratamento.
2. Tenha espaço para emergências
Como mencionado anteriormente, não se deve esquecer que no dia a dia de uma clínica existem visitas imprevistas (emergências) ou atrasos inevitáveis que também devem ter seu tempo reservado para não afetar o planejamento realizado.
Esses espaços servirão para absorver os atrasos acumulados ou para encaixar neles as consultas solicitadas no mesmo dia por pacientes que não podem esperar.
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3. Confirme as consultas com antecedência
O lembrete prévio da consulta com um ou dois dias antes por SMS ou WhatsApp é importante para a organização ideal da agenda e para evitar mal-entendidos, cancelamentos e atrasos por parte do paciente.
4. Tenha uma lista de espera
Geralmente, o tempo de antecedência com que um paciente avisa que não poderá comparecer à consulta é mínimo, estamos falando de horas ou minutos.
Para poder reagir rapidamente e não perder esse horário de atendimento, identifique periodicamente quais pacientes podem preencher esses ‘buracos’ de última hora e monte uma lista de espera para notificá-los assim que tiver uma vaga disponível.
A lista de espera ajudará você não apenas a economizar esse espaço em sua agenda, mas também permitirá que você ofereça um melhor serviço, reduzindo o tempo de atendimento ao paciente. Embora a lista de espera não impeça os não comparecimentos, ela impedirá que você tenha horas livres em seu consultório.
5. Tenha uma política de não comparecimento
Para reduzir o número de não comparências, você pode cobrar dos pacientes uma parte do valor por faltar a uma consulta e não avisar em determinadas horas.
Se ele realmente não puder comparecer à consulta e souber que há uma penalidade financeira envolvida, provavelmente o avisará com a maior antecedência possível.
É melhor encorajar os pacientes a cancelar suas consultas sem repercussões, em vez de simplesmente não comparecer.
Além disso, fornecer aos pacientes uma maneira rápida e fácil de cancelar suas consultas, seja por telefone ou mensagem de texto, aumenta as chances de que eles o façam.
Isso permite que os funcionários aproveitem suas listas de espera e preencham proativamente as vagas disponíveis para agendamentos cancelados.
6. Tenha a tecnologia como aliada
Utilizar um software com agenda online é uma das melhores formas para otimizar o agendamento de pacientes na sua clínica. Essa ferramenta, que facilita todo o processo de encontrar horários vagos, mostra como a marcação de consultas realizada apenas pelo telefone já é algo ultrapassado.
Por meio de um software online, o paciente pode agendar consultas a partir de qualquer lugar, via smartphone, tablet ou computador. É tudo bem prático e fácil! Além disso, o profissional tem acesso à plataforma, o que permite que ele se organize quantos às consultas e aos locais de atendimento (caso trabalhe em mais de uma instituição).
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Tenha um excelente sistema de agendamento de pacientes
A correta gestão da sua clínica odontológica passa por uma perfeita organização, planejamento e otimização de recursos. A gestão do agendamento de pacientes é uma das peças fundamentais para o perfeito fluxo diário de atendimentos.
A sua gestão adequada permite ter uma clínica dinâmica e funcional, e também livre de atrasos, permitindo prestar um serviço de excelência e diferenciado aos nossos pacientes.
A agenda deve ser projetada para o paciente. Leve em consideração os motivos de cada pessoa ao planejar as consultas, e lembre-se de planejar a agenda da clínica odontológica em um ponto muito importante para o correto desenvolvimento do seu trabalho.
Por fim, esperamos que tenha gostado das dicas para otimizar o agendamento de pacientes no consultório odontológico e, para aprofundar ainda mais seu entendimento, confira também nosso artigo “5 erros comuns na gestão de consultório odontológico”.
